Die Ausgangslage
Ein einfacher Stichwortfilter behandelte bereits das Wort Rechnung als ausreichendes Signal. Dadurch konnten auch Rückfragen oder andere Nachrichten im Belegprozess landen.
Die umgesetzte Lösung
Der n8n-Workflow berücksichtigt die Anhänge und lässt den Inhalt der Nachricht einordnen: Wird tatsächlich eine Rechnung übermittelt oder geht es um eine Rückfrage? Das Ergebnis wird anschließend in ein einheitliches Format gebracht. So können Belege getrennt von Reklamationen, Bestellbestätigungen und anderen Anliegen weitergegeben werden.
Welche Nachrichten zur Buchhaltung gehören
Die Weitergabe an die Buchhaltung richtet sich damit nach dem Inhalt der Nachricht und nicht allein nach dem Wort „Rechnung“. Geprüft wurden sowohl tatsächliche Rechnungseingänge als auch Nachrichten, die nicht in diesen Ablauf gehören. Unklare Fälle brauchen weiterhin eine persönliche Prüfung.
