Wo KI Ihrem Team Arbeit abnehmen kann
Wie läuft dieser Vorgang ab? Wo steht die aktuelle Regelung? Wer ist dafür zuständig? Solche Fragen gehören zum Alltag vieler Unternehmen. Die Antwort zu finden, dauert oft länger als die eigentliche Aufgabe. Ein KI-Assistent kann dafür freigegebene Unterlagen durchsuchen und die relevanten Stellen zusammenfassen. Ebenso kann er Anfragen vorsortieren oder einen ersten Antwortentwurf schreiben.
Wir schauen gemeinsam, wo diese Unterstützung tatsächlich hilft. Zum Einstieg wählen wir eine Aufgabe, die häufig vorkommt und deren Ergebnis Ihr Team gut beurteilen kann. So wird aus einer allgemeinen KI-Idee ein Werkzeug mit einem konkreten Nutzen.
Antworten auf Grundlage Ihres Unternehmenswissens
Ein allgemeines Sprachmodell kennt Ihre internen Abläufe nicht. Deshalb verbinden wir den Assistenten bei Bedarf mit einer Auswahl Ihrer Dokumente. Zu einer Frage sucht das System passende Textstellen und nutzt sie für die Antwort. Dieses Verfahren wird als RAG bezeichnet. Quellenverweise können den Mitarbeitenden helfen, eine Aussage im Original nachzulesen.
Dafür müssen die Unterlagen aktuell und widerspruchsfrei sein. Wir klären, welche Fassung gilt, wer sie verwenden darf und was bei fehlenden Informationen passieren soll. Auch mit einer guten Wissensbasis können falsche Antworten entstehen. Wichtige Aussagen bleiben deshalb überprüfbar.
Erst an echten Fragen testen
Für einen ersten Prototyp brauchen wir keine vollständige Digitalisierung Ihres Unternehmens. Meist lässt sich mit einem ausgewählten Dokumentbestand und typischen Fragen beginnen. Ihr Team zeigt uns, wie eine hilfreiche Antwort aussehen muss. Dazu gehören auch Fragen, die sich aus den Unterlagen nicht beantworten lassen.
Im Test prüfen wir, ob der Assistent die richtige Quelle findet, verständlich antwortet und seine Grenzen erkennt. Unklare Abkürzungen, veraltete Angaben und unterschiedliche Formulierungen werden dabei schnell sichtbar. Diese Erfahrungen nutzen wir, um die Wissensbasis und den Aufbau zu verbessern, bevor weitere Personen damit arbeiten.
In die vorhandenen Arbeitswege einbinden
Der Assistent soll dort erreichbar sein, wo er gebraucht wird: zum Beispiel im Intranet, in einem Kundenportal oder bei der Bearbeitung von E-Mails. Wir prüfen die vorhandenen Schnittstellen und Zugriffsrechte. Wenn aus einer Antwort eine Aktion werden soll, etwa eine Aufgabe im CRM, legen wir die erlaubten Schritte gesondert fest.
Informationen nachschlagen und Daten verändern sind unterschiedliche Aufgaben. Ein Assistent kann einen Vorgang vorbereiten, während eine Person ihn freigibt. Welche Arbeitsschritte automatisch erfolgen dürfen, bestimmen wir anhand des jeweiligen Prozesses und der Folgen einer falschen Entscheidung.
Daten und laufende Kosten vorher klären
Ein Assistent für interne Unterlagen braucht andere Voraussetzungen als eine öffentliche Produktauskunft. Wir prüfen, welche Informationen verarbeitet werden und welche Dienste daran beteiligt sind. Dazu gehören neben dem Sprachmodell auch Dokumentablage, Suchindex und Protokolle. Eigener Betrieb und gehostete Angebote werden anhand Ihrer Anforderungen verglichen.
Sie sollen vor der Umsetzung wissen, wer das System betreut und welche Kosten für Hosting, Modelle und Pflege entstehen können. Die technische Planung bildet außerdem die Grundlage für die Abstimmung mit Ihren Datenschutzverantwortlichen. Der Standort eines einzelnen Servers beantwortet diese Fragen noch nicht.
Wissen pflegen und den Assistenten verbessern
Nach der Einführung ändern sich Anweisungen, Produkte und Zuständigkeiten weiter. Deshalb vereinbaren wir, wer neue Unterlagen einstellt, alte Fassungen entfernt und Rückmeldungen aus dem Team sammelt. Mitarbeitende müssen erkennen können, an wen sie sich bei einer falschen oder fehlenden Antwort wenden.
Für spätere Änderungen behalten wir einen Satz bewährter Testfragen. Damit lässt sich beispielsweise prüfen, ob ein anderes Modell oder ein überarbeitetes Dokument die Antworten verbessert. Wir zeigen Ihrem Team die vereinbarten Pflegewege und können die technische Betreuung übernehmen. Der Assistent bleibt so Teil Ihres Arbeitsalltags und wird nicht zu einem abgeschlossenen Experiment.
DARAUF ARBEITEN WIR HIN
- Wichtige Informationen schneller finden
- Antworten anhand der eigenen Unterlagen prüfen
- Wiederkehrende Aufgaben gezielt vorbereiten
